Protokoll der Baubesprechung: Vorlage mit sechs Blöcken
Ein brauchbares Protokoll einer Baubesprechung hat sechs Blöcke: Kopf, Teilnehmer, Rückblick auf die Zusagen der Vorwoche, neue Zusagen, offene Punkte und nächste Termine. Entscheidend ist Block vier. Jede Zusage steht dort als eine Zeile mit vier Feldern: was gemacht wird, in welchem Bereich, wer es zusagt und bis zu welchem Datum. Fehlt eines der Felder, bleibt die Zeile ein Wunsch. Die Vorlage unten können Sie direkt in Ihre Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation übernehmen.
Die Vorlage zum Übernehmen
Die Reihenfolge folgt dem Ablauf der Besprechung: erst zurückschauen, dann neu zusagen, dann klären, was die nächsten Wochen blockiert.
| Block | Inhalt | Prüffrage vor dem Versand |
|---|---|---|
| 1 Kopf | Projekt, Bauteil, laufende Protokollnummer, Datum, Kalenderwoche, Ort, Moderation, Protokollführung, Verteiler | Lässt sich das Protokoll in einem Jahr noch eindeutig zuordnen? |
| 2 Teilnehmer | Firma oder Gewerk, Name, Funktion, Status: anwesend, entschuldigt, fehlt | Fehlt ein Gewerk, das in der kommenden Woche arbeitet? |
| 3 Rückblick | Jede Zusage der letzten Besprechung: eingehalten ja oder nein, bei Nein die Ursache und die Terminwirkung in Arbeitstagen | Hat jede nicht eingehaltene Zusage eine Ursache? |
| 4 Neue Zusagen und Aufgaben | Was, Wo (Bereich), Wer (Firma und Person), Bis wann (Datum) | Steht in jeder Zeile ein Name und ein Datum? |
| 5 Offene Punkte | Hindernisse für die nächsten Wochen: fehlende Pläne, Material, Freigaben, Vorleistungen; wer sie ausräumt und bis wann; Status | Wurde jeder alte Punkt erledigt, verschoben oder bewusst gestrichen? |
| 6 Nächste Termine | Nächste Besprechung mit Datum, Uhrzeit und Ort; bis wann Einwände zum Protokoll gemeldet werden; Versand | Weiß jeder Empfänger, wann er wieder am Tisch sitzt? |
Für Block vier reicht eine schlichte Tabelle mit vier Spalten. Die Zeile darunter zeigt nur, wie die Felder gemeint sind, sie stammt von keiner echten Baustelle:
| Was | Wo | Wer | Bis wann |
|---|---|---|---|
| konkrete Tätigkeit, so klein, dass sie in einer Woche fertig wird | Geschoß, Achse oder Zone | Firma und eine Person mit Namen | ein Datum, kein „asap“ |
Warum jede Zeile einen Namen braucht
Das Last Planner System, das Glenn Ballard und Gregory Howell für die Baustelle entwickelt haben, beschreibt die Wochenplanung als eine Sammlung von Versprechen. Das Lean Construction Institute formuliert es so: Die Wochenplanung legt fest, welche Arbeit bestimmte Personen zusagen (LCI). Zusagen soll dabei der „Last Planner“, also die Person, die der Arbeit am nächsten ist und über den Ablauf entscheiden darf, auf der Baustelle meist der Polier oder Vorarbeiter des Gewerks.
Für das Protokoll heißt das: „Elektro klärt Durchbrüche“ ist kein Ergebnis. Niemand weiß, wer bei der Elektrofirma das macht, und niemand kann es in der nächsten Besprechung abhaken. Ballard und Howell behandeln in ihrem Rückblick auf das System unter anderem „reliable promising“, also verlässliches Zusagen (Ballard & Howell 2003). Verlässlich wird eine Zusage erst, wenn sie eine Person, einen Ort und ein Datum hat.
Der Rückblick in Block drei schließt den Kreis. Das Lean Construction Institute nennt unter den Elementen des Systems den Anteil der rechtzeitig erledigten Wochenaufgaben (PPC) und die Gründe für Abweichungen („Reasons for Variance“) (LCI). Ein Protokoll, das jede Woche nur neue Aufgaben auflistet, liefert dafür keine Daten. Eines, das jede alte Zusage mit Ja oder Nein und einer Ursache abschließt, liefert sie nebenbei.
Baubesprechung, Baustellenprotokoll, Bautagebuch
Die drei Begriffe werden oft durcheinander verwendet, gemeint sind aber verschiedene Papiere.
Das Protokoll der Baubesprechung hält fest, was in einer Runde vereinbart wurde: wer was bis wann zusagt und welche Punkte offen sind. Es blickt nach vorn.
Ein Baustellenprotokoll ist ein loserer Begriff. Manche meinen damit genau dieses Besprechungsprotokoll, andere eine Begehung, eine Mängelfeststellung oder eine Abnahme vor Ort. Klären Sie im Projekt, welches Papier unter diesem Namen läuft, sonst gibt es zwei Listen mit denselben Punkten.
Das Bautagebuch dokumentiert den Ablauf Tag für Tag: Wetter, Personal, Geräte, Leistungen, besondere Vorkommnisse. In Deutschland nennt die HOAI unter den Grundleistungen der Objektüberwachung getrennt voneinander das „Aufstellen, Fortschreiben und Überwachen eines Terminplans“ und die „Dokumentation des Bauablaufs (zum Beispiel Bautagebuch)“ (HOAI, Anlage 10). Welche Pflichten daraus in Ihrem Vertrag folgen, regelt der Vertrag, nicht diese Vorlage; für vertragliche Fragen gehört eine juristische Beratung dazu.
Für die Arbeit auf der Baustelle reicht eine einfache Regel: Das Bautagebuch sagt, was passiert ist. Das Besprechungsprotokoll sagt, was passieren soll und wer dafür steht.
Woran ein Protokoll unbrauchbar wird
Nachschreiben am Abend. Wer nach der Besprechung aus dem Gedächtnis oder aus Notizen schreibt, formuliert Ergebnisse, die so niemand gesagt hat. Die Firmen lesen das Protokoll Tage später und widersprechen, oder sie lesen es gar nicht. Besser ist, Block vier während der Runde auszufüllen und am Ende laut vorzulesen: „Firma, Person, Datum, passt das?“ Was dort bestätigt wird, steht fest.
Prosa statt Zeilen. Ein Absatz wie „Es wurde besprochen, dass die Schalung im zweiten Obergeschoß möglichst bald fertiggestellt werden sollte“ enthält weder einen Verantwortlichen noch ein Datum. Wer daraus in der nächsten Woche eine Zusage abhaken will, findet nichts zum Abhaken.
„Asap“ und „laufend“. Beides sind keine Termine. Wenn ein Datum noch nicht feststeht, gehört der Punkt nach Block fünf, mit der Frage, wer das Datum bis wann klärt.
Offene Punkte, die nie enden. Eine Liste, die von Woche zu Woche nur länger wird, liest irgendwann niemand mehr. Jeder Punkt braucht einen Status, und jeder erledigte Punkt verschwindet nach einer Woche aus dem Protokoll.
Ursachen ohne Kategorie. „Hat nicht geklappt“ hilft niemandem. Eine kleine feste Liste von Ursachen, etwa fehlende Vorleistung, Material, Personal, Pläne, Wetter, macht die Gründe über die Wochen vergleichbar. Erst dann sieht das Team, welcher Grund sich wiederholt.
Wenn die Baubesprechung ein PEP ist
Auf Baustellen, die mit dem Last Planner System arbeiten, ist die wöchentliche Baubesprechung meist der PEP: die Planungsbesprechung, in der die Gewerke die Zusagen der letzten Woche bewerten und neue abgeben. Die Vorlage oben passt darauf fast ohne Änderung. Zwei Dinge kommen hinzu.
Erstens entstehen die Zusagen nicht am Protokolltisch, sondern an der Tafel. Die Gewerke kleben ihre Post-its in die Wochenvorschau, und das Protokoll übernimmt, was dort steht. Wie diese Tafel aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag über die LEAN-Tafel auf der Baustelle.
Zweitens wird aus Block drei eine Kennzahl: die AEZ, der Anteil eingehaltener Zusagen, international PPC (Percent Plan Complete). Eingehaltene Zusagen geteilt durch alle bewerteten Zusagen der Woche. Wie Sie sie über mehrere Wochen richtig zusammenfassen und mit den Ursachen lesen, steht im Beitrag PPC im Lean Construction.
Der Aufwand bleibt dabei derselbe wie bei jedem Protokoll: Jemand muss die Post-its nach der Runde abtippen, die eingehaltenen zählen, die Störungen mit Ursache eintragen und das Ergebnis an alle Firmen schicken.
Was just LEAN it. davon übernimmt
just LEAN it. setzt genau an dieser Nacharbeit an. Die Tafel bleibt, nach dem PEP wird sie fotografiert, am Rechner oder per QR-Code mit dem Handy. Eine Bilderkennung schlägt vor, welches Post-it zu welchem Prozess gehört. Übernommen wird erst, wenn Sie jeden Vorschlag bestätigt haben, auch bei hoher Erkennungssicherheit.
Im PEP wird jede Zusage der Vorwoche als eingehalten oder nicht eingehalten markiert, für jede nicht eingehaltene wird eine Störung mit Kategorie erfasst. In Auswertungen zählen nur Störungen mit bestätigter Terminwirkung, also mit einer Verschiebung in Arbeitstagen. Mit dem Abschluss des PEP wird der Stand eingefroren, und aus den bestätigten Daten entsteht das PEP-Protokoll als PDF, das an die Kontakte im Verteiler geht.
Auf der ersten Seite finden Sie die Blöcke der Vorlage wieder: den Kopf mit Datum, Kalenderwoche, Moderation und Zeitraum, die Teilnehmer, den Rückblick als AEZ mit den nicht eingehaltenen Zusagen und die Störungen mit Ursache, Terminwirkung und Verantwortlichem. Die Zahlen im Bild stammen aus dem Demo-Projekt, nicht von einer Baustelle.
Was es nicht gibt: eine native App oder eigene Zugänge für Poliere und Nachunternehmer. Die Software läuft im Browser am Laptop oder im Baubüro, die Firmen bekommen das Protokoll per E-Mail; Rollen mit eigenem Zugang sind für Version 1.0 vorgesehen. Mehr zum Ablauf von der Tafel bis zum PDF steht im Beitrag Last Planner System digital.
Vor dem Versand
Ob Sie das Protokoll in Word, in Excel oder aus einer Software verschicken, diese fünf Fragen sollten alle mit Ja beantwortet sein:
- Steht in jeder Zusage eine Person mit Namen und ein Datum?
- Hat jede Zusage der Vorwoche ein Ja oder Nein, und jedes Nein eine Ursache?
- Hat jeder offene Punkt einen Verantwortlichen und einen Status?
- Stehen nächste Besprechung und die Frist für Einwände drin?
- Geht es noch am selben Tag an alle Firmen im Verteiler?
Wenn Punkt fünf bei Ihnen regelmäßig am Abtippen der Tafel scheitert, reden wir gern über einen Pilot auf einer Ihrer Baustellen: Ihre Tafel bleibt, das Protokoll kommt aus den bestätigten Daten.
Quellen
- Lean Construction Institute: The Last Planner System: From Pull Planning to Weekly Work Planning. leanconstruction.org
- Ballard, G.; Howell, G. A. (2003): An Update on Last Planner. Proceedings IGLC-11. iglc.net/papers/Details/227
- Verordnung über die Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen (HOAI), Anlage 10: Grundleistungen im Leistungsbild Gebäude und Innenräume. gesetze-im-internet.de/hoai_2013/anlage_10.html
Ein Beitrag des Teams just LEAN it., KI-gestützt erstellt. Die Vorlage ist ein Vorschlag für die Praxis und keine Rechtsberatung; das Schema ist eine Grafik, das PDF stammt aus dem Demo-Projekt der App.